Спецификация на поставку товара

Формирование спецификации на поставку товара происходит только после заключения договора поставки. Документ не является самостоятельным, а служит приложением к договору, являясь его неотъемлемой частью. Спецификации имеют довольно широкое распространение (особенно в торговых компаниях), даже несмотря на то, что они не являются обязательными к применению.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Зачем нужна спецификация

Любой договор, в том числе и договор поставки, включает в себя ряд определенных данных:

• наименование субъектов, между которыми он заключается;
• объект договора (т.е. обозначается поставка каких-то конкретных товаров или материалов);
• стоимость;
• условия по которым он должен исполняться;
• права, обязанности и ответственность сторон за его нарушение.

Как правило, договоры стандартны и в них не всегда прописываются конкретные наименования продукции, что чаще всего связано с тем, что ее объем может быть достаточно внушительным. И здесь на помощь приходит специальное приложение к договору – спецификация.

Спецификация также составляется в письменном виде и дает полное представление о перечне товаров или материалов, их единице измерении, количестве, сортности, виде, назначении, а также прочих характеристиках и особенностях.

Наиболее актуальна спецификация, когда речь идет о договоре длительного периода действия, на основании которого товарно-материальные ценности будут поставляться от поставщика к потребителю не один раз.

Сколько спецификаций может быть к одному договору

Количество спецификаций к одному договору поставки ничем не ограничивается.

На каждую партию товара может составляться отдельный документ. Каждый раз, после подписания его сторонами, он становится еще одной неотъемлемой частью основного договора.

Кто формирует спецификацию

Непосредственная обязанность по составлению документа лежит на работнике предприятия, которое является поставщиком – это может быть менеджер/руководитель отдела, в ведении которого находится договор поставки, юрисконсульт или другой сотрудник. Главное условие, чтобы этот человек знал все тонкости основного документа, имел точные сведения о поставке и знал, как правильно оформить спецификацию.

Как составить спецификацию, образец

На сегодня нет унифицированной формы спецификации, так что сотрудники организаций и предприятий могут составлять ее в произвольной форме или, если в компании есть разработанный и утвержденный шаблон документа – по его образцу. Главное, соблюсти всего два основных условия: по своей структуре она должна отвечать некоторым стандартам делопроизводства, а по содержанию – включать в себя ряд определенных данных.

В «шапку» спецификации следует внести:

• номер и дату заключения договора, к которому она является приложением;
• номер спецификации, как приложения;
• обозначить название документа.

Вторая часть бланка является основной. Выглядит она практически всегда в виде таблицы, куда включаются следующие сведения:

• наименование товаров или материалов;
• единица их измерения;
• количество;
• цена за штуку;
• общая стоимость.

При необходимости таблицу можно дополнить и другими дополнительными данными.

Затем под таблицей не лишним будет вписать условия оплаты продукции по данной спецификации (они могут соответствовать условиям договора, а могут быть измененными – в зависимости от обстоятельств).

На что обратить внимание при оформлении спецификации

Спецификацию можно оформлять на фирменном бланке организации или же на простом чистом листе бумаги любого удобного формата, причем как в рукописном виде, так и напечатав ее на компьютере.

Только одно условие требуется соблюдать неукоснительно: бланк должен содержать подпись руководителя компании-поставщика или его ответственного представителя, а также подпись сотрудника организации – потребителя.

При этом, их автографы должны быть только «живыми» — использование факсимильных подписей, т.е. отпечатанных каким-либо методом не разрешается, за исключением ситуаций, когда договор заключается «удаленно, а предприятия имеют официально зарегистрированные электронные цифровые подписи.

Заверять спецификацию с помощью печатей, сейчас строгой необходимости нет — проштамповывать ее нужно только в том случае, если применение штемпельных изделий прописано в нормативно-правовых актах организаций.

Спецификация оформляется в количестве двух идентичных по тексту и равнозначных по праву экземплярах – по одному для каждой заинтересованной стороны. После формирования и визирования информация о документе вносится в специальный журнал учета договоров.

Можно ли вносить изменения

К спецификации по закону применяются те же нормы и требования, которые устанавливаются к договорам (поскольку они являются их частью).

Это значит, что при необходимости, на любом этапе, готовую спецификацию при взаимном согласии сторон можно отредактировать. Допускается также расторгать ранее составленные и завизированные спецификации и формировать новые.

Как, где и сколько времени хранить документ

Спецификация весь период актуальности должна лежать в отдельной папке, вместе с договором, неотъемлемым приложением к которому она является. Срок хранения документа определяется либо законодательством РФ, либо локальными актами фирмы.

Как передать спецификацию партнеру

Способ передачи спецификаций устанавливается обычно такой же, какой используется для договоров:

1. через обычную Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении;
2. через курьерскую службу;
3. если организации имеют электронную цифровую подпись – через электронные средства связи;
4. в некоторых случаях, когда условия договора это допускают, документ можно передать и через факс.

Сантехника — основные понятия

Сантехника – довольно общее понятие, которое включает в себя ряд понятий, поэтому в этом разделе мы поможем вам поближе познакомиться с сантехническим оборудованием, расскажем о плюсах и минусах при выборе сантехнических материалов, инсталляций и мебели для ванной комнаты.

Если вы еще не определились какой материал вы будете использовать для разводке воды в вашем помещении, а это действительно важно, то мы попробуем подробнее рассказать вам о существующих на данный момент вариантах.

Полипропилен

Металлопластик

Канализация

Легкая сборка, низкая цена и проверенное годами качество, вот что делает канализационные трубы ПВХ самыми популярными в наше время.

Для того что бы вам полностью подготовить сантехническую разводку к подключению к ней имеющейся у вас дома техники вам непременно потребуются

Конденсат на трубах

Счетчики на воду

Центр вентиляции «Велес»

С 1998 года продаём и обслуживаем кондиционеры и системы вентиляции в Красноярске

Наши магазины:

Центр вентиляции «ВЕЛЕС»
Взлетка
ул. Авиаторов, 27

+7 (391) 298-91-10
+7 (391) 259-59-43

Почта Центра вентиляции Велес на Авиаторов:
veleskrs@yandex.ru

Хозтовары «Велес всё для дома»
Солнечный
Проспект Молодежный, 25

Что такое спецификация к договору поставки – правила заполнения

Понятие спецификации к договору поставки

Одним из самых популярных соглашений, о котором, вероятно, многие слышали, является договор на поставку товара. Залогом успешного бизнеса в этой сфере является быстро реализуемый товар. И инструментом для получения наибольшего процента реализации своих товаров является именно договор поставки.

• 1. Цель спецификации ↓
• 2. Что такое договор поставки и спецификации к нему ↓
• Данные указываемые в спецификации к договору ↓
• Сведения, указываемые в спецификации ↓
• Форма спецификации ↓
• Какие правила заполнения спецификации обязаны соблюдаться ↓
• Виды спецификации ↓
• Характеристики спецификаций для текущей поставки ↓
• Изменение готовой спецификации ↓
• Образец спецификации к договору поставки ↓

Даже вроде бы несущественная мелочь при составлении договора может привести к значительным потерям. Важно составлять грамотный, понятный и выгодный договор поставки и его составляющих.

Одной из таких составляющих договора на поставку товара, является спецификация, и именно о ней мы поговори в нашей статье. Спецификацию, прилагаемую к тому или иному договору поставки важно составить правильно, так как именно этот документ является неотъемлемой часть договора поставки.

1. Цель спецификации

Основной целью этого документа является конкретизация самого соглашения в плане детального уточнения количества и стоимости поставляемого товара.

2. Что такое договор поставки и спецификации к нему

Договором на поставку товара определяется обязанность сторон в выполнении конкретных действий указанных в договоре.

Сторонами договора поставки является:

1. Поставщик. Обязанностью этой стороны является своевременная поставка товара, установленного количества и качества.
2. Покупатель. Сторона, получаемая товар и производящая в соответствии с договором оплату.

Сроки договора поставки определяются сторонами, участвующими в договоре. Существует специальная форма рамочного договора поставки. Рамочная форма определяет основные положения о сотрудничестве и данные, о сторонах: покупателя и поставщика.

В рамках такого соглашения участниками договора подписывается основной договор поставки на определенный срок поставок, но приложения о товаре – спецификация может меняться. Спецификации в рамочном договоре поставки могут подписываться участниками соглашения несколько раз при необходимости поставки новой партии. То есть договор поставки подписывается один раз, а спецификация с указанием состава и количества товара проходит подпись в момент необходимости завоза новой партии товара.

Данные указываемые в спецификации к договору

Установленного единого образца спецификации к договору о поставке товара не существует в РФ. Каждый предприниматель оформляет этот документ в произвольной форме для конкретно своего случая.

Но существует основные сведения, которые подлежат внесению в спецификацию, они могут изменяться и корректироваться при необходимости. Этот документ практически всегда заполняется в форме таблицы.

Сведения, указываемые в спецификации

1. Номер товара по порядку.
2. Наименование поставляемого товара (в соответствии с накладной).
3. Количество товара.
4. Единица измерения товара.
5. Сумма договора поставки.
6. При необходимости указывается еще данные о таре и стоимости услуг дополнительных, предоставляемых к данному соглашению.

Форма спецификации

Как и было сказано ранее, установленной государственной единой формы спецификации не существует. Данный вид документа является инструментом, позволяющим идентифицировать и конкретизировать определенный поставляемый товар.

Именно поэтому он на протяжении действия всего договора может изменяться в количественных и качественных показателях. Сторонами могут добавлять и подписываться конкретные графы именно их условий поставки.

Важно: в самом договоре обязательно должна быть проставлена отметка о наличии спецификации. Эта отметка выставляется в разделе о порядке поставки, и обязана быть подписана обеими сторонами соглашения, в противном случае спецификация не имеет юридической силы.

Какие правила заполнения спецификации обязаны соблюдаться

1. В самом договоре обязана быть ссылка или другой вид информационного уведомления о наличии в договоре поставки спецификации.
2. Спецификация обязана быть заполнена на отдельном листе и подписана до того момента как товар получен.
3. Товар, указанный в спецификации обязан быть согласован обеими сторонами.
4. в самой спецификации обязаны стоять подписи обеих сторон в противном случае, документ будет недействительным.
5. Обязательно документ обязан быть составлен в 2 экземплярах.

Порядок заполнения спецификации:

1. Дата подписания спецификации в шапке спецификации.
2. Номер документа.
3. Данные о том, к какому именно соглашению спецификация является приложением.
4. Реквизиты покупателя и поставщика.
5. Правильное наименование организаций обеих сторон. Обязаны быть указаны дважды.
6. Реквизиты сторон указываются в конце спецификации.
7. Наименования сторон прописываются вначале.
8. Печати и подписи сторон.
9. Дата заключения этого документа.

Виды спецификации

1. Спецификация, как неотъемлемая часть соглашения, которая является приложением к договору поставки.
2. Спецификация, которая выступает частью расчетных документов и прилагается к счету.
3. Отгрузочная товарно – сопроводительная спецификация на определенную партию поставляемого товара.

Характеристики спецификаций для текущей поставки

Когда существует необходимость, к спецификации могут быть приложены образцы товара для будущей поставки.

Какие поля в текущей спецификации обязаны быть указаны:

1. Срок поставки.
2. Стоимость товаров.
3. Количество товаров.
4. Гарантии.
5. Номенклатура.

Изменение готовой спецификации

На производстве бывают разные случаи, и иногда требуется изменить спецификацию. Причин тому может быть много, от задержки поставки до отмены определенных товаров. Но какая существует вероятность того на практике, что спецификация может быть изменена?

При необходимости внести определенные изменения с составленную спецификацию следует помнить, что этот документ является частью договора и имеет юридическую силу.

В случае необходимости изменить спецификацию к соглашению, это обязано быть по согласованию обеих сторон, и закреплено в письменной форме. После того, как стороны договорились об изменение спецификации обязательно необходимо составить новую спецификацию или внести изменения в существующую.

Обязательно после того, как ситуация разъяснилась и обе стороны согласны со спецификацией необходимо составить и пописать соответствующий документ в произвольной форме, в котором необходимо указать следующие данные:

1. Сторонами установлена новая договоренность о необходимости внести изменения в спецификацию под номером №____.
2. Указать дату старой спецификации: от ____.
3. Указать номер договора поставки к спецификации, которого установлена новая договоренность: к договору №____.
4. Изложить суть новой договоренности в определенном пункте спецификации и внести о нем пометки.
5. Указать редакцию новой спецификации, если выбор пал на составление другой спецификации.

Важно: изменения могут повлечь составление новой спецификации или внесение изменений в существующую. В случае составления нового документа, будет 2 спецификации, в которой первая спецификация будет просто отменена новой правильной спецификацией.

Образец спецификации к договору поставки

г. Москва «02» сентября 2015г.

Общая сумма по спецификации: ___________________(_____________________________________________________) рублей, в том числе НДС – __________(_________________________________) рублей.

СРОК ОПЛАТЫ:

100 (сто) % от общей суммы спецификации – не позднее «12» сентября 2015г.

При не перечислении вышеназванной суммы в срок до «12» сентября 2015г. настоящая спецификация утрачивает свою силу, а Поставщик освобождается от обязанностей по поставке.

СРОК ИЗГОТОВЛЕНИЯ И ПОСТАВКИ: Не позднее 30 (тридцати) календарных дней с момента внесения предоплаты в размере 100% от общей суммы спецификации.

ВИД ТРАНСПОРТА: ______________________________

ОТГРУЗОЧНЫЕ РЕКВИЗИТЫ:_____________________________________________ __________________________________________________________________________

Отгрузочные реквизиты могут быть изменены Покупателем не позднее чем за ____(____________) дней до наступления срока поставки.

Во всем остальном, не указанном в настоящей Спецификации стороны руководствуются положениями Договора поставки № 35 от «11»января 2013г.

Источник https://assistentus.ru/forma/specifikaciya-na-postavku-tovara/
Источник http://veles24.ru/pages/314
Источник https://prostopozvonite.com/com/ip/uchet/dogovoru-postavki.html