Документооборот склада: полный перечень документов, использующих в складском учете

В этой статье мы поговорим о документообороте на складе, наглядно покажем, по какой схеме складской учет осуществляется. Данная процедура – обязательная часть подсчета МПЗ всего предприятия. Она выполняется не так, как захотелось руководителю или бухгалтеру, а регламентируется специальными методическими рекомендациями и приказом министерства финансов. Все правила направлены на то, чтобы систематизировать и упростить контроль. Что это такое и как происходит его ведение – рассмотрим ниже.

Определение понятий

Документооборот – основная составляющая организации бухгалтерского, управленческого, складского и других видов учета. Его создали, чтобы вести сплошное наблюдение за хозяйственной деятельностью фирмы. Без него не способно работать ни одно предприятие, все будут путаться, станет крайне сложным заплатить налоги. Первичным документом складского учета выступает каждый, который являлся основанием для проведения любой операции. Он составляется либо во время мероприятия, либо после представителями всех заинтересованных сторон. Он же является законной основой для того, чтобы создать учетную запись.

Каждый из них оформляется только в соответствии со своей типовой формой, одобренной законодательством. Они являются обязательным условием бесперебойной работы всех открывшихся фирм в нашем государстве. Причем необязательно все составлять в бумажном виде, часто достаточно электронного.

Бланки самых популярных документов для скачивания

Продукты

Основной перечень видов складских документов

Чтобы разобраться, что именно используется в работе организации, посмотрим, для чего они создаются и как их применяют для оформления всех внутренних процедур.

Разновидности

Прием товара

Учитывая данные из методических указаний, под материалами понимается довольно широкий перечень ассортимента:

• тара;
• ГСМ;
• сырье для производства;
• полуфабрикаты;
• вспомогательные детали, которые к действу создания не относятся;
• запчасти;
• отходы.

Если в компании есть склад, то у него обязан быть человек, который будет материально отвечать за него. Это утверждается приказом директора. Все ТМЦ, поступающие в распоряжение такого сотрудника, должны быть обеспечены всеми необходимыми бумагами. Чтобы оприходовать и учесть все пришедшее, понадобится накладная. Но и без сопроводительной документации на складе в редких случаях могут проводить передвижения.

Когда принимается поступление важно проверить все отличия от описи по состоянию и пересчитать. Все обязано соответствовать написанному в приходном ордере. Если проявятся отклонения, заполняется специальный акт расхождений ТОРГ-2. Если не было найдено отличий или порчи, то ставятся подписи и штампы на двух копиях документации – поставщика и получателя.

Перемещение продукции внутри предприятия: документы

Во время производственной деятельности любой компании регулярно происходит потребность в движении материалов в стенах организации. Для этого тоже создают отчетность и хранят ее в архиве и ПО. Если нужно переместить, то составляется требование-накладная М-11, причем оформляться она будет в 2 копиях – для отправляющей и зачисляющей стороны. По распоряжению руководства или после определенных событий проводится инвентаризация. Обязательной она будет, если:

• сменился человек, который отвечал за помещение;
• фирма ликвидируется;
• недавно произошло ЧС;
• выявили лиц, которые портили имущество;
• регулярно, минимум раз в год.

Создается указ, выбирается комиссия, затем в присутствии ответственного за материалы проводится проверка. Все ее результаты передаются в бухгалтерию, составляются:

• ИНВ-22;
• ИНВ-3;
• ИНВ-18 при необходимости.

Такая система позволяет легко проводить переучет и контролировать реальное состояние места хранения. Можно оперативно выявить материальный недостаток или избыток, найти испорченные детали и изменить в бухгалтерских отчетах реальные остатки.

Отпуск продукции со склада на сторону: документы

Работа этого отдела тоже сопровождается постоянной документацией. Среди нормативных бумаг выделяются:

• Указание на отгрузку. Приходит из отдела продаж. В ней указывается счет и договор, согласно которым нужно переместить товары. Обязательно проставляется форма, вид, стоимость и необходимое количество.
• Расходная накладная. Отгрузка происходит в соответствии с ней.
• Заборный лист.

Информация о хранении продукции

Ценность и важность этой части документооборота отражается в:

• Карточках учета материалов. Здесь создается отдельный лист и записывается по размеру, форме, номерному знаку. Затем передается кладовщикам вместе с самим ассортиментом.
• Сличительная ведомость. Хранят несколько лет. В ней информация о том, когда проводились последние инвентаризации и чем они закончились. По ним можно выявлять особенности качественного хранения сырья, готовой продукции.

Карточка складского учета

Ее важно заводить, чтобы определить количество хранящихся ценностей, их разновидности вплоть до номенклатурного номера. Первые типовые формы создали еще в Советском Союзе – М-12 или более современные М-17.

В ней непременно должна быть информация о:

• названии предприятия;
• кому принадлежит;
• номер каждой карты отдельно;
• название помещения;
• подробности о ценности, которая хранится;
• информация о том, где располагается в помещении.

Проведение любой операции по зачислению или расходованию будет отражена в этих картах. Записывается день и месяц проведения, номер ордера, ставший основанием для действа. Также — наименование контрагента, который стал причиной изменения количества. К каждой операции прихода прибавляется объем, в момент расхода вписывается перемена в соответствующее поле. Затем сотрудник расписывается и ставит дату.

Отчеты по требованию руководителя

При необходимости составляются и предоставляются по запросу руководства организации. Их можно компоновать и объединять по требованию начальника подразделения. Все отчеты, которые были составлены – остаются в архиве от 5 лет. Предприятие обязано обеспечить несгораемые условия для отчетности.

Операции прихода

Приходные ордера склада – это бумаги, которые помогают оформить поступление ТМЦ. Это не первичная документация, она составляется с помощью накладной или акта об излишках. Без оснований никто не имеет права выписывать этот документ.

В нем указывают:

• название компании грузополучателя;
• имя контрагента, от которого запасы поступили;
• номер – обязательно условие;
• дата составления;
• название помещений;
• код счета бухгалтерии, на котором будут учитываться ценности.

Не все организации решают использовать расходный ордер, он не относится к бумагам строгой отчетности.

Продукты

Товарно-транспортная накладная

Это документ кладовщика на складе, который доказывает, что ТМЦ были переданы с помощью автомобильного или иного транспорта. Это значительное документальное подтверждение-основание для списания или оприходования на хранение. Если что-то ввозилось из-за границы, это допускается принимать на основании представленных отправителем груза отчетов. Заверенная реальная ТТН не всегда способна учесть особенности и внезапные изменения. Некоторые заведения промышленности составляют свои собственные формы документации. Если она нравится государству, то принимается и ее начинают использовать.

Печатается в 4 экземплярах. Один оставляете себе, остальные отдаются перевозчику. На основании этого документа поступает на склад ассортимент, а грузоперевозчик отвозит свои копии руководству для подписания. Форма Т-1 – в ней масса реквизитов обеих сторон – наименования, БИК, ИНН, юридический и фактический адреса, множество других вопросов. Но стоит отметить, что далеко не все необходимо непременно заполнять.

Товарная накладная

Еще одна бумага, которую составляют в момент продажи или пополнения запасов. Принципиально отличается от похожей документации отсутствием пункта про перевозку. Сейчас для успешного проведения подобной операции нужен ТОРГ-12. Составляется в 2 экземплярах – один остается у продавца, второй отправляется покупателю. Визуально они с ТТН похожи, но смысл в них разный. В ТН не указаны реквизиты, нет данных о стоимости продукции.

Накладная на внутреннее перемещение

Отличается в основном тем, что оформляется только на передвижения внутри предприятия – в цех, на склад. Первое, что делается – проставляется дата. Глядя на нее, отправивший груз его спишет, а принявший – зачислит. Без этого значения лист становится недействительным. Обязательно создается номер будущего документа. Для этого могут использоваться не только цифры, но и буквы. Потом вписывают грузоотправителя и приобретающую сторону.

Далее, идет таблица, в ней будет обозначаться перечень передвигаемых вещей, для всех отдельный номер. Указываются все нюансы:

• объемы;
• в чем измеряется;
• по какой стоимости.

В последней строке представлены итоговые данные – сумма всех колонок. Подписывается обеими сторонами.

Акты, составляемые на недостаток или лишнее количество

В любой фирме обязательно бывает ситуация, когда обнаружится неучтенный товар или его не хватает, хотя по бумагам еще должен быть. В этом случае оформляется документ в соответствии с задачей – учесть лишнее или отразить недостающее. Это первичная складская документация, обязательная к отражению во всех учетных данных. Списание ТМЦ проводится только после его составления и подписания. Основное отличие – снимаются с учета не потому, что куда-то отправились или продались, а из-за отсутствия, истечения срока возможного использования, пропажи или воровства, несоответствия санитарным нормам или гигиене.

Проводит исследование и составляет документацию ответственный работник – МОЛ. Потом это относится руководителю предприятия. Списывают в присутствии комиссии. Ее участники обязаны подписать бумаги и подтвердить этим факт честного мероприятия. В акте будет стоять стоимость каждой единицы списываемого имущества и общая ценность. Если есть необходимость – вписывается информация, куда и почему исчезла продукция или откуда оно могло появиться, если это излишки. Под всеми действиями подписывается руководитель и выносит решение – за чей счет производить списание, с кого взыскивать и как наказывать ответственных лиц. Это может быть:

• за средства человека, отвечавшего за изделия;
• если в рамках норм, то счет в затрат компании и издержек производства.

Эта документация оформляется по форме и отправляется в бухгалтерию. Там она будет принята к учету и отражена в нем. После проведенных работ в программах перестает показываться неправильное количество продукции или сырья.

Автоматизация всего происходящего

Чтобы обеспечить бесперебойную и эффективную работу всех служб, понадобится качественное оборудование. Его реализует компания «Клеверенс». Данная организация имеет большой опыт в разработке собственного качественного программного обеспечения и контроле над работой уже действующего. Нельзя исключать человеческий фактор. Работа сотрудников без технических новинок становится трудоемкой и затратной. Для владельцев бизнеса это может заканчиваться проблемами и финансовыми потерями.

У автоматизации множество преимуществ:

• Адресное хранение – кладовщик всегда знает, где хранится требуемая деталь.
• Можно заранее зарезервировать место под поступление товара.
• Разработка справочника имущества.
• Учет поступающего товара и сырья.
• Возможность контролировать запасы и остатки.
• Серьезное облегчение поиска любой вещи.
• Упрощение проведения инвентаризации.

Это только основные достоинства метода, которые будут присутствовать в любой организации.

Продукты

Программы и продукты для ведения складского документооборота

Среди наиболее популярного программного обеспечения стоит отметить:

• Mobile SMARTS: Склад 15.
• Mobile SMARTS: Магазин 15.
• Прием с помощью ТСД и «Склада 15.
• 1С.
• Модуль адресного хранения.
• Комплектация и отгрузка заказов без пересортицы.

Схема документооборота

Поступление товара от поставщика на склад:

1. Инвентаризация.
2. Списание брака/порчи.
3. Формирование внутренней/внешней отчетности.
4. Возврат поставщику.
5. Возвращение от покупателя.
6. Продажа.
7. Введение документа в систему.
8. Прием и пересчет.

Если компания нацелена на постоянное развитие и не собирается остановиться на паре десятков наименований, то ей требуется установка программного обеспечения на оборудование и регулярное обновление для наиболее эффективной работы. С помощью правильного и качественного учета можно сократить количество ошибок персонала и сбоев из-за невнимательности.

Как правильно оборудовать склад

При открытии частного бизнеса встает вопрос о том, как грамотно и качественно оборудовать склад для разгрузки, погрузки, хранения товаров. От правильного обустройства складского помещения зависит эффективность работы предприятия. Для создания оптимальных условий работы необходимо позаботиться о соответствующей оснастке пространства. Следует тщательно спланировать нюансы обстановки территории в соответствии с характеристиками размещаемой на выделенной площади продукции.

Как разместить товар на складе?

Каждый склад должен быть оборудован таким образом, чтобы обеспечить эффективную организацию функций:

• принятия партий товаров от поставщиков;
• сортировки, обработки, маркировки;
• размещения изделий для хранения;
• размещения изделий для хранения;
• размещения изделий для хранения;

В связи с этим следует в первую очередь позаботиться об удобных подъездных путях к зданию и выделению достаточной площади для предполагаемого грузооборота. Далее следует организовать внутреннее помещение, выбрав подходящий способ хранения продукции.

Можно сортировать товар по видам, партиям, назначениям. Продуманная схема обеспечит надежный контроль, сохранность и высокую скорость комплектации. Учитывайте не только объемы поставок, но и периодичность наполнения и разгрузки складского помещения, спрос на продукцию, длительность хранения.

Наиболее популярные товары располагаются ближе к проходам для облегчения доступа. Крупногабаритная продукция должна храниться в специальных ячейках, соответствующих размерам упаковки. Проходы должны быть достаточно широки для проезда и маневров погрузочно-разгрузочного транспорта. Выделите отдельные секции для товаров среднего и мелкого размера. Вы можете разработать индивидуальные ячейки или заказать стандартные стеллажи. Используйте специальную систему маркировки для удобства оцифровки и обработки информации о поступающих на склад товарах.

Способы укладки продукции

В зависимости от типа размещаемых на складе товаров используют различные схемы расположения продукции. Для мешков, ящиков, бочонков применяется штабельная укладка трех видов:

1. Прямая – подходит для одинаковых по размеру ящиков и бочек, устанавливаемых рядами друг на друга.
2. Пирамидальная – для повышения устойчивости конструкции с повышением рядов уменьшается количество предметов.
3. Перекрестная – используется для установки в единой системе коробов разной величины.

Для разрозненных товаров применяется стеллажный способ хранения. При этом каждое изделие находится в отдельной ячейке стеллажа. Изделия на верхних полках размещаются автоматизированными погрузчиками, на нижних – вручную.

Виды складского оборудования

Для облегчения работы сотрудников, эффективного использования полезной площади и оптимального функционирования предприятия используется следующее оборудование для склада:

• полочные и консольные стеллажи;
• машины для погрузки и разгрузки;
• устройства для перемещения товаров внутри помещения;
• автоматизированные системы учета и управления.

Требования к заполнению складского помещения

При организации нового бизнеса руководствуйтесь следующими правилами о том, как и чем должен быть оборудован склад для хранения различных видов продукции:

• стеллажи обеспечивают удобное хранение товаров, размещаемых маркированной стороной к проходу;
• стеллажи обеспечивают удобное хранение товаров, размещаемых маркированной стороной к проходу;
• жидкости наливают в цистерны и чаны;
• сыпучие продукты хранятся валом;
• на верхних полках располагаются продукты длительного хранения;
• горючие материалы размещаются в бочках в горизонтальном положении в один ряд;
• фасованная в пакеты продукция размещается на поддонах;
• соблюдаются требуемые условия для хранения пищевой продукции и непродовольственных товаров конкретных видов.

Оборудуйте склад таким образом, чтобы можно было контролировать температуру и влажность помещения. Не загромождайте проходы, поддерживайте чистоту и порядок в помещении. Технику содержите в отведенном для этого месте. Следуйте санитарным нормам и рациональным понятиям обустройства складского помещения для удобства проводимых персоналом работ.

Источник https://www.cleverence.ru/articles/auto-busines/dokumentooborot-sklada-polnyj-perechen-dokumentov-ispolzuyushhih-v-skladskom-uchete/
Источник Источник Источник https://nm-technopark.ru/blog/kak-pravilno-oborudovat-sklad/